Un seul écran pour le dirigeant et la personne qui gère les factures, branché sur vos outils actuels.
Pour les PME du BTP. Démonstration de 30 minutes, chez vous ou en visio.
La facture est dans le logiciel, le bon de livraison dans un mail, le devis dans un dossier partagé. Pour savoir ce qui manque, il faut tout rouvrir.
Avec le Cockpit. Tiers, chantiers et factures se parcourent comme des dossiers. Sur chaque facture, les pièces enregistrées apparaissent, présentes ou manquantes, avec l'historique daté. Un clic mène à la vue qui permet de traiter.
Bon de commande absent, montant différent du devis, bon de livraison qui manque : la facture attend. On vérifie dans le logiciel, on écrit depuis sa boîte, on note dans un tableur. Si la personne est absente, plus personne ne sait où on en est.
Avec le Cockpit. Chaque facture en attente apparaît dans une colonne. Votre comptable la range selon sa cause. Un clic prépare le mail au fournisseur, un seul par fournisseur pour toutes ses factures, relu avant envoi. Quand le fournisseur répond, la réponse se rattache à ses factures. Payée, la facture sort du tableau.
Un gros impayé et un petit arrivent dans la même boîte. On relance quand on y pense, parfois un client qui avait déjà répondu.
Avec le Cockpit. Vos factures en retard sont classées par urgence : retard, reste dû, relances déjà faites. Les relances suivent le calendrier fixé avec vous, un mail par client, et jamais vers un client qui vient de répondre. Quand un retard dure, un récapitulatif part à la direction. La mise en demeure vous est proposée : elle ne part jamais seule.
Les factures d'achat arrivent au fil de l'eau, la facturation client aussi. Personne ne met les deux face à face avant la fin.
Avec le Cockpit. Pour chaque chantier : le marché, ce qui est facturé au client, les factures d'achat reçues, ce qui est encaissé, et la marge du moment face à votre objectif. Un chantier qui glisse nettement sous son objectif est signalé à la direction.
Quel fournisseur envoie ses factures sans bon de commande, quel client paie toujours en retard : seule la personne qui gère les factures le sait, et ce n'est écrit nulle part. Le jour où elle s'absente ou quitte l'entreprise, cette mémoire part avec elle.
Avec le Cockpit. Une fiche par fournisseur et par client : une note calculée sur les faits des douze derniers mois, critère par critère, et l'historique daté de chaque relance et de chaque réponse. Un critère sans données suffisantes est marqué « non mesuré », jamais deviné.
Animation de l'Arborescence : on ouvre le Fournisseur 12 ; sa fiche montre son encours et deux factures bloquées. La facture FAC-0271 affiche ses documents, dont un bon de commande manquant, puis son historique daté. Deux boutons mènent au chantier et au Kanban Achats. Phrases affichées : Fournisseurs, clients, chantiers : tout se parcourt comme des dossiers. D'un coup d'œil, les factures qui bloquent. Sur chaque facture, ce qui est là et ce qui manque. Tout ce qui est arrivé à la facture, daté. Un clic, et vous passez à l'action.
Animation du Kanban Achats : les factures fournisseurs bloquées sont rangées en colonnes selon leur cause ; une facture est glissée vers « Manque bon de commande » ; la relance groupée prépare un mail par fournisseur, avec toutes ses factures, relu avant envoi ; trois mails partent vers trois fournisseurs et les factures passent en « Relance 1 ». Phrases affichées : Chaque facture fournisseur bloquée, rangée selon sa cause. Un geste suffit pour la reclasser. Un seul mail par fournisseur, toutes ses factures dedans. Relu par vous, puis envoyé à chacun. Jamais de relance en double.
Animation du Suivi Ventes : les factures de vente se trient par urgence ; la note d'urgence se décompose en retard, reste dû et relances ; la relance 1 part automatiquement à 7 jours de retard ; la mise en demeure est proposée, puis confirmée par une personne. Phrases affichées : Vos factures de vente, triées par urgence. Retard, reste dû, relances déjà faites : une seule note. Les relances partent seules, au rythme fixé avec vous. La mise en demeure vous est proposée. Elle ne part jamais seule. Vos impayés ne sont plus oubliés.
Animation de la Vue Projet : le portefeuille des chantiers, avec ce qui reste à encaisser pour chacun ; une facture d'achat arrive sur le Chantier 14 et sa marge du moment descend sous l'objectif ; la fiche du chantier s'ouvre ; le filtre « À traiter » fait remonter les chantiers qui dérivent, et un récapitulatif part à la direction. Phrases affichées : Tous vos chantiers, sur un seul écran. Ce qui reste à encaisser, chantier par chantier. La marge du moment, face à votre objectif. Les chantiers qui dérivent remontent d'eux-mêmes. Un chantier qui glisse est signalé à la direction.
Animation d'Intelligence Tiers : la liste des clients avec leur note ; la fiche du Client 03 montre une note de 31 sur 100 calculée sur trois critères, puis ses quatre factures, dont une en retard de 46 jours, et l'historique daté de ses relances ; un client occasionnel sans données suffisantes n'a pas de note. Phrases affichées : Avant de signer un chantier, regardez comment ce client paie. Une note sur 12 mois : délais, impayés, escalade. Chaque relance, datée, avec son ton. Pas de note inventée : elle se construit à chaque échange.
Illustrations animées, données fictives. Les mails qui s'envoient et les phrases incrustées illustrent le fonctionnement : ce ne sont pas des écrans du produit.
Chaque automatisation est suivie : ce qui a tourné, quand, et ce qui a échoué. En cas de panne, un mail vous prévient et nomme l'étape en cause.
Le Cockpit lit vos factures là où elles sont déjà, dans votre logiciel comptable et votre boîte mail. Rien ne se saisit deux fois. Pendant la bascule vers la facture électronique, une partie de vos factures passe par le circuit officiel et l'autre arrive encore par mail : le Cockpit suit les deux.
Tout est installé dans des comptes ouverts à votre nom : CallenAI n'en garde aucune copie, et vous pouvez retirer notre accès à tout moment. Les automatisations tournent en Europe ; la base de données est chez un hébergeur américain, dans un cadre conforme au RGPD.
CallenAI conçoit et installe le Cockpit pour les PME du BTP. Nous vous le montrons en trente minutes, chez vous ou en visio, sur des données de démonstration.
Une autre question ? Écrivez-nous, nous répondons nous-mêmes.
C'est souvent vrai pour une partie. Le Cockpit ne le remplace pas : il s'appuie dessus, et réunit au même endroit ce qui reste éclaté entre le logiciel, la boîte mail et les tableurs (factures bloquées, relances, marge par chantier). Le plus simple est de nous montrer comment vous faites aujourd'hui : si votre outil le fait déjà, nous vous le dirons.
L'installation, c'est nous. Pendant l'installation, nous demandons une personne de chez vous comme interlocuteur et un point de trente minutes par semaine.
Le tarif dépend du nombre de factures et des outils à brancher. Nous vous le donnons au rendez-vous, par écrit, avant tout engagement.
Dans des comptes ouverts à votre nom : CallenAI n'en détient aucune copie. Les automatisations tournent en Europe ; la base de données est hébergée aux États-Unis, dans un cadre conforme au RGPD. Un hébergement entièrement européen est étudiable sur demande.
Les comptes sont à votre nom : vos données et votre historique restent chez vous. Vous retirez notre accès quand vous le souhaitez.
Pas sans que vous le sachiez. Pendant l'installation, rien ne part vers vos fournisseurs ou vos clients. Ensuite, les relances clients partent automatiquement, selon le calendrier fixé ensemble, et chacune est datée dans l'historique. Les mails aux fournisseurs passent par votre relecture, et la mise en demeure reste votre décision.
Choisissez directement un créneau, chez vous ou en visio avec partage d'écran. Vous préférez écrire ? Présentez-nous votre entreprise en quelques lignes, et ce qui vous prend le plus de temps entre les factures, les relances et le suivi de vos chantiers.
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